Veel bedrijven hebben vanaf eind jaren negentig zwaar geïnvesteerd in enterprise software. ERP is de bekendste categorie. Het concept staat als een huis, maar het risico is groot dat de ERP-systemen een nieuwe generatie legacy gaan vormen. Een bekende uitspraak luidt: SAP is standaard software, maar er zijn geen twee gelijke implementaties in de wereld. Daarmee zijn organisaties net zo afhankelijk van hun ERP-systemen als ze vroeger waren van hun eigen, intern gebouwde systemen. ‘Breng nooit custom changes aan in de kerncode’, is een waardevolle les, maar voor veel organisaties een reeds gepasseerd station. Er zijn vaak veel klantspecifieke wijzigingen aangebracht. Wat is een toekomstvaste strategie als je al een complexe inrichting hebt?
Voor ERP geldt dat bedrijven terug moeten naar de kern. In de loop der tijd is er functionaliteit bijgevoegd en bijgevoegd, terwijl de uiteindelijke business performance niet substantieel veranderde als gevolg van al deze inspanningen. Het is dan ook tijd om na te denken over een flink dieet om de systemen weer in vorm te krijgen. De toegevoegde waarde van ERP moet liggen in de stabiliteit voor de kernprocessen. Over het algemeen veranderen deze processen niet met de dag en vormen ze ondertussen wel het hart van je organisatie. Deze basis moet zo lean en mean mogelijk opereren. De inrichting moet het liefst gestript worden van allerlei aanpassingen die specifiek zijn voor de eigen organisatie. Je moet niet langer alles in je eigen kernsysteem onder willen brengen. Voor aanvullende functionaliteit die nodig is naast het hart, kun je op tal van vlakken bijvoorbeeld gebruik maken van software as a service (SaaS).
Grote delen van ERP zullen ook in het komende decennium niet uit de cloud worden geleverd. Voor andere delen, voornamelijk in de gebieden waar snel ingesprongen moet worden op een actueel business probleem, is de cloud wel interessant. Die delen zijn functies die je snel wilt aanschakelen en waar best practices ‘uit de muur’ kunnen worden geleverd met interfaces voor data-uitwisseling. Binnen HR kunnen we bijvoorbeeld terug naar een simpele kern van processen die nodig zijn in dit domein. Functies als talentmanagement, opvolging en werving worden als SaaS door derden geleverd. Waarom? Het meegaan in nieuwe releases op over-customized ERP heeft weinig zin. Het tweaken en testen kost zoveel tijd en geld, dat de business zich terecht afvraagt wat er met ‘hun’ geld wordt gedaan. De business wil soms snel kunnen handelen. Daar is nu vaak geen tijd voor omdat veel aandacht uitgaat naar onderhoud.
Upgrades van pakketten hebben te weinig waarde als de business performance daardoor niet dramatisch wijzigt. Er zijn CIO’s die de stap zetten naar ‘geen onderhoud meer’ en niet meer automatisch willen betalen voor jaarlijkse maintenance fees. Deze bedragen vloeien bij softwareleveranciers grotendeels in de winst. Als de business onvoldoende waarde haalt uit upgrades, dan is het tijd om dit proces te stoppen. Een groot deel van het geboden onderhoud bestaat uit supportaanvragen. Dit zijn steeds meer automatische look-ups in databases zonder enige menselijke interventie van de leverancier. Steeds meer kennis is beschikbaar bij derde partijen en binnen gespecialiseerde communities. Dit geeft aan dat bedrijven steeds meer het heft in eigen handen kunnen nemen en de stap kunnen zetten naar een meer simpele en pure vorm van ERP.
De meeste bedrijven zijn klassiek georganiseerd met businessunits die worden afgerekend op eigen P&L en niet gemeenschappelijkheid. De eigen wensenlijstjes staan dan voorop, niet het simplificeren en standaardiseren van processen over de businessunits heen. In een tijdperk waarin klanten vragen om een geïntegreerde aanpak zonder te maken willen hebben met silo's, is deze stap essentieel. Er zullen de komende jaren stringentere keuzen worden gemaakt. Een belangrijk onderdeel is het eigenaarschap van hoofdprocessen zoals van forecast-to-fulfillment. Bij de implementatie van de eerste generatie ERP heeft de business zelden hun beste mensen op deze projecten gezet. Wil je kernprocessen van kop tot staart standaardiseren dan zal de ownership van de procesketens bij de business moeten liggen zoals bij directeuren operational excellence, hoofd productontwikkeling of de chief customer officer. Zij moeten zorgen voor een stabiele basis waar geen stortvloed aan wensen en wijzigingen op los wordt gelaten. Vervolgens kan elke business unit keuzes maken voor de functionaliteit die niet tot de bedrijfskern behoort en waarbij snel handelen soms noodzakelijk is. Des te fitter de ERP-omgeving, des te solider de ondergrond waar de business initiatieven op kan ontplooien om te groeien.
mail dit artikel